Vier Entscheidungen, die alle Module tragen.
Keine Module, sondern Grundlagen: Was einmal erfasst ist, steht überall zur Verfügung. Was offen ist, wird zur Aufgabe. Was ein Mensch in der Oberfläche darf, darf ein Assistent über dieselbe Schicht – nicht mehr. Und jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
Eine Datenbasis je Objekt.
Objekt, Einheiten, Eigentümer, Verwaltervertrag, Objektverträge, Vergütung, Rücklage: ein Datenmodell, das alle Module teilen. Die Abrechnung liest den Verwaltervertrag aus demselben Register, in dem später die Gebäudeversicherung liegt. Der Cashflow nimmt den Versicherungswert aus der Police. Nichts wird zweimal erfasst.
Die Buchhaltung bleibt führend: Casanin bucht nicht, sondern liest – heute über Import mit Prüfung, später über eine lesende ERP-Anbindung.
ObjektAdresse, Einheiten, Baujahr, Eigentümerstruktur
Das Objekt ist der Anker für alles Weitere. Es trägt die Einheiten mit Nutzung und Fläche, das Baujahr und die Eigentümerstruktur – WEG, Mietverwaltung oder Sondereigentum – sowie die Zuordnung zum Kunden, der die Verwaltung beauftragt hat.
- Einheiten mit Nutzungsart, Fläche und Miteigentumsanteil
- Eigentümerstruktur WEG / Mietverwaltung / Sondereigentum
- Kundenarten WEG, Privatperson, Unternehmen
- Import aus Tabellen mit Prüfung jeder Zuordnung
VerträgeVerwaltervertrag und Objektverträge je Kategorie
Der Verwaltervertrag und alle Objektverträge – Versicherungen, Energie, Aufzug, Reinigung – liegen im selben Register: Laufzeit, Kündigungsfrist, Belege, Zuständigkeit. Die Abrechnung liest daraus die Vergütung, das Vertragsmodul die Fristen, der Cashflow die gebundenen Kosten.
- Laufzeitmodelle und Kündigungsfenster
- Belege und Beleglinks am Vertrag
- Kategorien als Eigenschaft, nicht als eigene Datentöpfe
- Erlaubnisgrundlage je Objekt (Verwaltervertrag, Beschluss, Vollmacht)
VergütungGrundvergütung, Sonderleistungen, erwartete Vergütungen
Was eine Verwaltung je Objekt verdient, steht an einem Ort: die Grundvergütung aus dem Verwaltervertrag, die Sonderleistungen mit Berechnungsart, die erwarteten Vergütungen aus Rahmenverträgen. Daraus entstehen Rechnungen, Zahlungsstände und die Erlösprognose.
- Leistungskatalog mit Vorlagen und individuell vereinbarten Leistungen
- Abrechenbare Positionen über Module hinweg
- Soll/Ist je Kunde und Objekt
- Zielvergütung als interne Rechengrundlage
RücklageGeplantBestände, Bewegungen, Massnahmen, Bauteile
Für WEG-Objekte führt die Datenbasis Rücklagenkonto, Jahreswerte und Bewegungen sowie die geplanten und erledigten Massnahmen. Ein grober Bauteilkatalog je Gebäude ergibt die Zeitreihe, aus der das Cashflow-Modul die Zuführung begründet.
- Rücklagenkonto mit Bestand und Bewegungen
- Massnahmen mit Status, Plan- und Ist-Kosten
- Bauteilkatalog mit Nutzungsdauer und Kostenansatz
- Versicherungswert aus der Police als Bezugsgrösse
Ein Kündigungsfenster, ein fehlender Beleg, ein Klärfall beim Import, eine Abweichung zwischen Soll und Ist.
Mit Termin, Zuständigkeit und Link zum Datensatz. Keine Benachrichtigung, die im Postfach versandet.
Wird protokolliert. Erledigt heisst: entschieden – auch, wenn die Entscheidung „nichts tun“ lautet.
Alles Offene wird zur Aufgabe.
Aufgaben sind kein Modul, sondern die Art, wie Casanin mit Unsicherheit umgeht. Jedes Modul erzeugt Aufgaben; die Mahnarbeitsliste der Abrechnung, die Fristenliste der Verträge und die Klärfälle beim Import sind dieselbe Sache.
Oberfläche und Assistent auf einer Schicht.
Alles, was die Oberfläche kann, läuft über eine Service-Schicht mit benannten Werkzeugen: Objekt anlegen, Vertrag erfassen, Frist prüfen, Rechnung entwerfen. Dieselbe Schicht soll Assistenten offenstehen – als offener Ausbau, nicht als heute enthaltene Funktion.
Ein Assistent erhält einen eigenen Zugang mit den Rechten einer Rolle. Jede Aktion wird mit Absender protokolliert. Schreibende Vorschläge brauchen die Freigabe des Teams. Mehr dazu beim Casanin Assistant.
Grundlage der Oberfläche; wird heute intern genutzt.
Fristen, Lücken, Vollständigkeit, offene Beträge.
Entwürfe, die das Team prüft, bevor sie gelten.
Rollen, Protokoll, Nachvollziehbarkeit.
Was heute gilt – ohne Versprechen, die wir nicht belegen können.
Lesen und Schreiben je Rolle und Objekt. Maklerzugänge sind auf den jeweiligen Vorgang begrenzt; Änderungen von aussen sind Vorschläge.
Jede Änderung an Vertrag, Rechnung oder Zahlung ist mit Zeit, Person und vorherigem Wert nachvollziehbar.
Jede Verwaltung arbeitet in ihrem eigenen Bereich; verschlüsselte Übertragung. Angaben zu Hosting und Auftragsverarbeitung auf Anfrage anhand der aktuellen Unterlagen.
Export von Verträgen, Rechnungen und Auswertungen als Tabelle und PDF. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Fragen zur Architektur
Wo liegen die Daten?
Angaben zu Hosting und Auftragsverarbeitung stellen wir im Demogespräch anhand der aktuellen Betreiberunterlagen bereit. Allgemeine Angaben zur Datenverarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.
Welche Schnittstellen gibt es?
Heute: Import aus Tabellen und Belegen mit Prüfung jeder Zuordnung. In Entwicklung: Ableitung von Verträgen aus Buchungsdaten. Geplant: lesende ERP-Anbindung (zuerst impower) und die Agenten-Schnittstelle.
Können wir Daten wieder exportieren?
Ja. Verträge, Rechnungen und Auswertungen lassen sich als Tabellen und PDF exportieren. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Die Architektur im Gespräch vertiefen.
Im Demogespräch zeigen wir das Datenmodell an Beispieldaten und besprechen, wie Ihr bestehendes System angebunden werden kann.