Fast jeder Verwaltervertrag enthält neben der Grundvergütung einen Katalog von Sonderleistungen: die zusätzliche Eigentümerversammlung, die Begleitung einer Sanierung, das Mahnverfahren, der Mieterwechsel, die Bescheinigung für die Steuererklärung. Vereinbart ist das. Abgerechnet wird es oft nicht. Warum?
Vier Gründe, die wir immer wieder sehen
1. Die Leistung wird nicht erfasst, wenn sie entsteht. Die Objektbetreuung fährt zur Versammlung, die Sanierung wird begleitet, die Mahnung geht raus – aber niemand schreibt in dem Moment auf, dass das eine abrechenbare Leistung war. Am Jahresende wird aus dem Gedächtnis rekonstruiert, und das Gedächtnis ist vorsichtig.
2. Der Vertrag liegt nicht neben der Rechnung. Die Rechnung wird aus einer Excel-Tabelle gebaut, in der die Grundvergütung steht. Welche Sonderleistungen zu welchem Preis vereinbart sind, steht im Vertrag – in einem Ordner. Was nicht in der Tabelle steht, kommt nicht auf die Rechnung.
3. Unsicherheit über die Vereinbarung. „Dürfen wir das überhaupt abrechnen?“ Wenn der Leistungskatalog nicht eindeutig ist oder der Vertrag mehrere Versionen hatte, wird im Zweifel verzichtet. Verzicht ist bequemer als eine Diskussion mit dem Beirat.
4. Der Rechnungslauf ist einmal im Jahr. Was im Januar erbracht wurde, ist im Dezember vergessen. Je länger der Abstand zwischen Leistung und Rechnung, desto grösser die Lücke.
Eine Arbeitsweise, die das ändert
- Vertrag als Quelle. Der Leistungskatalog mit Preisen liegt am Objekt, nicht im Ordner. Jede Rechnung entsteht aus dem Vertrag, nicht aus einer Tabelle daneben.
- Erfassung am Ort der Leistung. Wer die Versammlung leitet, erfasst sie in dem Moment – mit Datum und Menge. Das ist eine Minute, nicht eine Jahresend-Recherche.
- Abrechenbare Positionen als Liste. Vor dem Rechnungslauf steht eine Liste: Was ist erfasst, was ist noch nicht in Rechnung gestellt, was ist vereinbart, aber nie erbracht worden? Die letzte Spalte ist die interessanteste.
- Rhythmus. Quartalsweise statt jährlich. Die Erinnerung ist frischer, die Diskussion kleiner, die Liquidität besser.
Was Sie heute tun können – ohne Software
Nehmen Sie drei Verwalterverträge, schreiben Sie die Sonderleistungen mit Preisen heraus und legen Sie die letzte Jahresrechnung daneben. Zählen Sie, was im Vertrag steht und auf der Rechnung fehlt. In den Verwaltungen, mit denen wir arbeiten, war diese Liste nie leer.
Wie das in Casanin aussieht, steht beim Modul Abrechnung.